De kracht van de Word-koppeling

02-10-2024

De Synergie tussen Word en CClaw.

Nancy van Doren
Consultant & Support bij CClaw

Als u gebruik maakt van CClaw, dan biedt de Word-koppeling ongekende voordelen. Of u nu werkt met ons Document Management Systeem (CCdms) of niet, de Word-koppeling biedt meer uniformiteit, efficiëntie, en flexibiliteit bij het opstellen van juridische documenten. 


Welke voordelen dat allemaal zijn en wat u precies kunt met deze koppeling, inclusief handige screenshots, vindt u in dit artikel.

  1. Uniformiteit in documenten
    Met de Word-koppeling zorgt u ervoor dat alle documenten binnen uw kantoor dezelfde uitstraling hebben qua opmaak en lettertype. Deze consistente look en feel versterkt uw professionele uitstraling.
  2. Geen fouten met verouderde gegevens
    U hoeft zich geen zorgen te maken over oude gegevens of (e-mail)adressen. Bij iedere nieuwe samenvoeging (brief etc.) worden de gegevens uit CClaw opnieuw opgehaald, zodat de juiste gegevens worden gebruikt.
  3. Gebruik maken van een modellenbibliotheek
    Met de Word-koppeling maakt u eenvoudig standaardmodellen aan en bewerkt u deze. U kunt modellen zoals brieven, processtukken, en overeenkomsten automatisch laten invullen met relevante data uit CClaw en deze modellen ook zelf onderhouden. Hierdoor bespaart u tijd én voorkomt u fouten.

Wat kunt u doen met de Word-koppeling?De Word-koppeling biedt tal van handige functies waarmee u documenten sneller en efficiënter opstelt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Automatisch invullen van documenten
    Brieven, overeenkomsten, processtukken, en andere juridische documenten worden automatisch gevuld met gegevens uit CClaw.
  • Opslaan op vooraf ingestelde locaties
    Documenten worden altijd op de juiste plek opgeslagen, met een vooraf gedefinieerde structuur en mappenindeling.
  • Invoegen van tekstblokken

Buiten algemene modellen zijn er ook alinea’s die vaak in een document gebruikt worden.Veel gebruikers maken deze aan onder de autocorrectie functie van Word. Echter deze zijn alleen voor deze gebruiker toegankelijk. Tekstblokken zijn voor alle gebruikers toegankelijk en zorgt daarom voor meer uniformiteit binnen uw kantoor. Denk bijvoorbeeld aan een tekst omtrent het griffierecht.“Graag zou ik nog op het volgende willen wijzen. Ontvangt u van ons een nota die betrekking heeft op griffierecht, dan is het van cruciaal belang dat u deze volledig voldoet binnen de gestelde termijn. Het niet tijdig voldoen van deze nota kan verstrekkende processuele consequenties hebben!Indien u de eisende of verzoekende partij bent, zal de rechtbank, bij niet tijdige betaling, uw zaak in beginsel niet inhoudelijk behandelen en eindigt deze van rechtswege. Indien u de gedaagde of verwerende partij bent, zal de rechtbank de vordering of het verzoek van de wederpartij in beginsel toewijzen.” De tekstblokken zijn te gebruiken binnen Word maar ook binnen Outlook.

  • Zelf modellen bouwen
Naast de beschikbare sjablonen, biedt de Word-koppeling ook de mogelijkheid om zelf modellen op te stellen of bestaande modellen aan te passen. Via een handige menubalk stelt u eenvoudig nieuwe standaardmodellen samen, die vervolgens voor alle medewerkers beschikbaar zijn.
  • Efficiënt printen en e-mailen
Met de Word-koppeling kunt u documenten rechtstreeks printen, met bijvoorbeeld de eerste pagina op briefpapier en de rest op volgpapier. Ook is het eenvoudig om documenten per e-mail te verzenden als platte tekst, blanco PDF of PDF met logo.

  • Briefpapier invoegen
    Het is mogelijk om afbeeldingen zoals briefpapier, volgpapier of procespapier in te voegen onder een knop. Hierdoor kunt u achteraf beslissen of u een logo toevoegt, wat meer flexibiliteit biedt bij het printen en e-mailen.

  • Handtekening invoegen
    Dankzij de koppeling kunt u een afbeelding van uw handtekening eenvoudig invoegen in uw documenten. Er kan ook via rechten worden geregeld wie bevoegd is om deze handtekeningen toe te voegen.

TIPS! Naast de koppeling in Word hebben we ook de koppeling met outlook.

  • E-mails opslaan in het dossier
    Naast het werken in Word, kunt u met de Outlook-koppeling ook binnen Outlook e-mails opslaan in het betreffende dossier. Dit zorgt voor een overzichtelijk en volledig dossierbeheer.
  • CCdms-koppelingen en tijdschrijven
    Gebruikt u naast de Word-koppeling ook CCdms, dan slaat u uw documenten in Word, Excel, PowerPoint en Outlook niet alleen op, maar schrijft u ook direct uw tijd. Dit maakt uw administratieve werk een stuk eenvoudiger.
Hybride werken en schermproblemenVeel gebruikers werken tegenwoordig hybride: deels op kantoor en deels thuis. Dit kan soms problemen opleveren met het openen van programma’s, vooral als u normaal gesproken twee schermen gebruikt op kantoor. Het kan gebeuren dat een programma op een ‘onzichtbaar’ scherm blijft hangen wanneer u thuiswerkt. Dit probleem lost u eenvoudig op door het programma in de taakbalk te maximaliseren met de rechtermuisknop. Zo krijgt u het venster weer zichtbaar op uw huidige scherm.

Is de Word-koppeling noodzakelijk?Hoewel de Word-koppeling enorme voordelen biedt en het werkproces makkelijker maakt, is het geen absolute vereiste. De keuze ligt bij u, maar de extra functionaliteiten en verbeterde workflow maken het zeker de moeite waard om te overwegen.

Kort samengevat: onze Word-koppeling biedt meer snelheid, precisie en uniformiteit. Het is dé tool om uw juridische documenten op de juiste manier te beheren en bewerken, zodat u tijd bespaart en tegelijkertijd professioneel blijft opereren.
Wil u meer weten over de mogelijkheden van de Word-koppeling en hoe deze uw kantoor kan ondersteunen? Neem dan contact op met ons team, of lees meer in ons uitgebreide artikel over